Cofnięcie zezwolenia na pracę to jeden z najtrudniejszych scenariuszy w zarządzaniu personelem zagranicznym. Skutkuje nie tylko natychmiastową koniecznością zakończenia współpracy, ale często również problemami z legalnością pobytu pracownika. W FES Group obserwujemy, że większość unieważnień wynika nie ze złej woli, a z niedopatrzeń proceduralnych.
Oto 5 najczęstszych przyczyn decyzji odmownych oraz sposoby na zabezpieczenie interesów firmy:
Przerwanie pracy bez poinformowania urzędu
To najczęstszy powód unieważnień. Jeśli cudzoziemiec przestał pracować (zrezygnował lub został zwolniony), pracodawca ma obowiązek powiadomić o tym urząd wojewódzki w ciągu 7 dni. Jeśli urząd dowie się o tym z innych źródeł (np. podczas kontroli ZUS lub Straży Granicznej), zezwolenie zostaje cofnięte z urzędu, co zamyka ścieżkę do szybkiego powrotu kandydata do tej samej firmy.
Inne warunki zatrudnienia niż w dokumencie
Zezwolenie na pracę jest wydawane na konkretne stanowisko, z określonym wynagrodzeniem i wymiarem czasu pracy. Zmiana stanowiska (nawet awans) lub obniżenie wymiaru etatu bez uzyskania nowego zezwolenia (lub aneksu, jeśli prawo na to pozwala) jest traktowane jako praca nielegalna. Jak temu zapobiec? Każda zmiana w umowie musi być poprzedzona analizą prawną pod kątem zgodności z wydanym zezwoleniem.
Brak opłacania składek ZUS i podatków
Urząd Wojewódzki regularnie weryfikuje, czy pracodawca wywiązuje się z obowiązków publicznoprawnych. Jeśli w systemach widnieją zaległości w składkach za konkretnego pracownika, wojewoda ma podstawę do wszczęcia procedury cofnięcia zezwolenia, uznając, że praca ma charakter pozorny lub narusza interes państwa.
Niepodjęcie pracy w wyznaczonym terminie
Jeśli pracownik nie rozpocznie pracy w ciągu 3 miesięcy od daty rozpoczęcia ważności zezwolenia (i pracodawca nie wyjaśni przyczyn tego opóźnienia), dokument może zostać unieważniony. Często dzieje się tak przy długich procedurach wizowych. Jak temu zapobiec? Warto pozostawać w kontakcie z urzędem i informować o obiektywnych trudnościach, które opóźniają przyjazd pracownika do Polski.
Przekazanie nieprawdziwych danych w oświadczeniu
Wszelkie błędy w danych osobowych, nieścisłości w adresie zamieszkania pracownika czy błędne informacje o niekaralności pracodawcy mogą wyjść na jaw podczas rutynowych kontroli. Nawet nieumyślne wprowadzenie urzędnika w błąd jest podstawą do natychmiastowego cofnięcia zgody na zatrudnienie.
Legalizacja zatrudnienia wymaga precyzji równej procesom finansowym. Jako partner naszych klientów, kładziemy ogromny nacisk na audyt dokumentacji i monitorowanie terminów. Zapobieganie unieważnieniom to przede wszystkim dbałość o obieg informacji na linii HR – Biuro – Urząd. Pamiętajmy: lepiej raz rzetelnie zweryfikować status pracownika, niż mierzyć się z konsekwencjami deportacji kluczowego specjalisty.
